Rangkuman Tugas 2

USUL

1. Pengertian Usul

Yang dimaksud dengan usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan. Dapat pula terjadi bahwa usul atau proposal itu sama sekali tidak dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul tersebut, tetapi dengan maksud agar orang atau badan yang menerima usul itu dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.

2. Sifat dan Jenis Usul

Bila semua tulisan lain dibuat berdasarkan bahan-bahan yang sudah tersedia atau sesuatu yang sudah terjadi, sebaliknya usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada. Walaupun barang yang disusulkan itu belum ada, penulis usul harus merangkaikannya sedemikian rupa sehingga dapat meyakinkan penerima usul.

Macam-macam bidang yang dewasa ini bisa dijadikan sasaran usul yang bersifat bisnis adalah penelitian, pengembangan, perencanaan, dan pemasaran.penelitian murni biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga ilmiah. Untuk perkembangan ilmu pengetahuan biasanya sering disponsori pula oleh pemerintah.

Perusahaan-perusahaan, industri-industri juga sering menyediakan dana-dana khusus untuk penelitian, tetapi penelitian yang dikaitkan pada pengembangan usaha mereka. Usul lain yang lebih sering dijumpai adalah perencanaan. Untuk pembangunan, gedung, proyek-proyek, sering diajukan pula penawaran untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Seperti halnya dengan laporan, usul masih dapat dibedakan lagi berdasarkan bentuknya. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Bentuk usul semi-formal dan non-formal merupakan variasi dari bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu.

3. Usul Non-formal

Usul-usul yang bersifat non-formal bentunya beraneka ragam, tergantung dari penulis, atau kesepakatan antara penulis dan penerima usul. Kadang-kadang usul non-formal disampaikan juga dalam bentuk memorandum atau surat.

Terlepas dari bentuk mana yang akan dipergunakan, sebuah usul non-formal, selalu harus mengandung hal-hal berikut :

a. Masalah

Masalah yang disampaikan dalam sebuah usul, haruslah dirumuskan dengan jelas. Penulis harus mengadakan identifikasi masalah yang dihadapi dengan cermat, menggambarkan latar belakang, serta menunjukkan betapa pentingnya masalah itu dilaksanakan atau diselesaikan sekarang juga.

b. Surat Pemecahan

Saran-saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi, merupakan inti dan sasaran utama dari setiap usul. Penulis berusaha menampilkan jalan-jalan keluar yang dianggapnya paling baik untuk mengatasi atau menyelesaikan pekerjaan yang dihadapinya. Untuk maksud itu, penulis harus pula menyajikan sejumlah evidensi untuk memperkuat jalan keluar yang disampaikannya itu.

Kadang-kadang terjadi juga bahwa penulis usul belum sanggup menemukan jalan keluar yang jelas. Ia tidak boleh memperlihatkan keraguan-keraguannya atau kesan ketakmampuannya.

c. Permohonan

Untuk menutup usul, penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus itu, atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu. Perumusan yang tegas akan memudahkan penerima usul untuk memberikan pertimbangan dan dapat segera pula menjawab permohonan itu.

4. Usul Formal

Sekurang-kurangnya ada tiga bagian utama, yaitu :

a. Bagian Pelengkap Pendahuluan

§ Surat Pengantar atau Memorandum Pengantar

Surat pengantar sebuah usul berisi alas an-alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepada surat, pertemuan, atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.

§ Sampul dan Halaman Judul

Sampul dan halaman judul sebenarnya berbeda. Pada sampul atau halaman judul diantumkan identifikasi jenis tulisan itu yaitu usul, judul usul, nomor pengenal kalu ada, yang biasanya dihubungkan dengan nomor penawaran.

Contoh :

USUL

Disampaikan kepada

DEPARTEMEN PERHUBUNGAN

REPUBLIK INDONESIA

untuk

PEMBANGUNAN JALAN RAYA

TRANS SUMATRA

No. 1534/DJP/Dep./U/78

disusun oleh

PT GEGAP GEMPITA

Oktober 1978

§ Ikhtisar atau Abstrak

Ikhtisar atau abstrak menyampaikan inti sari dari masalah dan cara pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut. Isinya tidak perlu panjang lebar, cukup satu sampai tiga halaman.

§ Daftar Isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul itu.

§ Penegasan Permohonan

Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar. Tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang, lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.

b. Isi Usul

Isi usul memuat uraian terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan. Perincian isi sebuah usul tidak perlu seragam. Namun demikian beberapa topic di bawah ini selalu akan dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam isi sebuah usul.

§ Pembatasan Masalah

Pembatasan pengertian atas masalah yang dihadapi merupakan suatu hal yang pertama-tama harus dilakukan. Dalam hal yang pertama penulis usul tetap harus member batasan pengertian itu dengan tujuan memperlihatkan kepada penerima usul bahwa ia mengetahui dengan tepat masalah itu.

Dalam kedua situasi tersebut, sudah seharunya bila disiapkan suatu bagian yang khusus untuk meberikan batasan secara jelas dan meyakinkan masalah tadi.

§ Latar Belakang

Sejarah atau latar belakang masalah perlu diuraikan. Apa yang terjadi sekarang atau nanti, tidak terlepas dari perkembangan sejarahnya.

§ Luas-Lingkup

Membatasi luas-lingkup persoalan yang dihadapi akan membawa manfaat sekurang-kurangnya dalam dua hal yaitu penulis usul akan dapat melihat duduk persoalannya dengan jelas, sehinnga dapat menyampaikan deskripsi yang konkrit dan jelas.

§ Metodologi

Yang dimaksudkan dengan metodologi disini adalah kerangka teoritis yang dipergunakan oleh penulis untuk menganalisa, mengerjakan, atau mengatasi masalah yang dihadapi itu.

§ Fasilitas

Penulis usul perlu menggambarkan pula bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan lagi penerima usul bahwa tawaran mereka memang benar-benar serius dan mereka pasti sanggup mengerjakannya dengan baik.

§ Personalia

Penulis usul harus menyertakan pula daftar susuanan personalia, baik yang bekerja penuh maupun tidak, dengan gelar, dan keahlian serta pengalamannya masing-masing.

§ Keuntungan dan Kerugian

Akan lebih meyakinkan lagi bila dikemukakan juga keuntungan yang diperoleh dari pekerjaan tersebut. Dan akan lebih simpatik lagi bila penulis juga mencamtukan kerugian atau hambatan-hambatan yang akan dihadapi.

§ Lama Waktu

Dalam usul juga harus dijelaskan lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan.

§ Biaya

Perincian biaya harus benar-benar digarap dalam usul ini sehingga dapat meyakinkan penerima usul.

§ Laporan

Penulis usul juga memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya itu.

c. Bagian Pelengkap Penutup

Berisi bahan kepustakaan, lampiran-lampiran gambar, tabel dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul.

Sumber :

Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT:Penerbit Nusa Indah.