Rangkuman Tugas 1

LAPORAN

1. Pengertian Laporan

Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang sangat bervariasi bentuknya, dan sebab itu sukar diberi suatu batasan pengertian yang jelas. Variasinya mulai dari suatu bentuk laporan yang sederhana berbentuk angka-angka sebagai suatu gambaran mengenai perkembangan suatu persoalan, sampai kepada laporan yang terdiri dari beberapa jilid buku. Ada yang berbentuk isian formulir-formulir yang standar, ada yang berbentuk surat,ada pula yang berbentuk buku.

Sebagai pegangan mengenai pengertian laporan, kita dapat mengatakan bahwa laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankannya. Karena laporan yang dimaksud sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai suatu masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

2. Dasar-dasar Laporan

a. Pemberi Laporan

Laporan melibatkan orang atau pihak yang memberi laporan. Pemberi laporan dapat berupa perseorangan, sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Atau laporan dapat pula dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap pelu mengetahuinya walaupun tidak diminta.

b. Penerima Laporan

Laporan bukan hanya dibuat oleh seseorang saja, tetapi laporan juga ditujukan atau akan disampaikan kepada seseorang atau suatu badan. Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskannya.

c. Tujuan Laporan

Tujuan sebuah laporan tergantung dari situasi yang ada antara pemberi laporan dan penerima laporan. Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut :

§ Untuk mengatasi suatu masalah

§ Untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif

§ Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah

§ Untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan

§ Untuk menemukan teknik-teknik baru

3. Sifat Laporan

Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannnya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Disamping itu isinya harus diurutkan dan dikembangkan agar dapat masuk akal. Fakta-fakta atau bahan-bahan yang disajikan pelapor pun harus dapat menimbulkan kepercayaan.

Di samping sifat-sifat seperti disebutkan di atas, sebuah laporan harus mengandung sifat yaitu laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit dan Laporan harus disajikan secara menarik.

4. Macam-macam Laporan

a. Laporan Berbentuk Formulir Isian

Laporan semacam ini biasanya bersifat ruti, dan seringkali berbentuk angka-angka. Walaupun laporannya berbentuk angka-angka bukan tulisan, namun semua angka itu harus dilakukan dengan cermat.

b. Laporan Berbentuk Surat

Bila sebuah laporan tidak banyak mengandung table, angka, atau sesuatu hal lain yang digolongkan dalam table dan angka, maka bentuk yang paling umum dipergunakan adalah laporan berbentuk surat. Bila penulis memutuskan untuk mempergunakan bentuk surat bagi laporannya, maka nada dan pendekatan yang bersifat pribadi memegang peranan penting.

c. Laporan Berbentuk Memorandum

Laporan yang berbentuk memorandum (saran, nota, catatan pendek) mirip dengan laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih singkat. Laporan berbentuk memoramdum biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.

d. Laporan Perkembangan dan Lapororan Keadaan

Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapi tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

Dengan demikian perbedaan antara kedua macam laporan itu terletak dala segi aksentuasinya. Laporan perkembangan lebih menekankan apa yang sudah terjadi, sedangkan laporan keadaan lebih menekankan kondisi yang ada sebagai akibat dari kejadian-kejadian yang telah dicapai sebelumnya sampai saat laporan itu dibuat.

e. Laporan Berkala

Laporan semacam ini selalu dibuat dalma jangka waktu tertentu. Laporan semacam ini selalu dibuat dalam bentuk formulir-formulir isian, dan memorandum.

f. Laporan Laboratoris

Laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoria adalah halaman judul, obyek atau tujuan, teori, metode, hasil-hasil yang dicapai, diskusi atas hasil yang dicapai, kesimpilan, apendiks, data asli.

g. Laporan formal dan Semi-Formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu di bawah ini. Bila ada satu atau dua syarat yang tidak dipenuhi maka laporan itu dinamakan laporan semi-formal. Sebaliknya jika hampir syarat tidak dipenuhi maka dinamakan laporan non-formal.

Ciri-ciri umum yang dijadikan pegangan untuk menetapkan apakah sebuah laporan merupakan laporan formal, adalah :

§ Harus ada halaman judul

§ Biasanya ada surat-penyerahan

§ Walaupun tidak panjang, sebuah laporan selalu memiliki sebuah daftar isi

§ Ada sebuah ikhtisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan

§ Ada bagian yang disebut Pendahuluan, sebagai suatu inormasi awal bagi pembaca

§ Bila ada Kesimpulan dan Saran biasanya diberi judul tersendiri

§ Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda

§ Nada yang dipergunakan adalah nada resmi, gayanya berifat imprasional

§ Kalau perlu laporan formal disertai pula table-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan maupun dikumpulkan dilampiran tersendiri

§ Laporan formal biaanya didokumentasikan secara khusus

5. Struktur Laporan Formal

Struktur laporan, seperti juga karangan lainnya yang berbentuk buku harus meliputi unsur-unsur berikut :

§ Halaman Judul

Pertama-tama memuat pokok atau topik laporan, kedua orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga orang atau badan yang membuat laporan, keempat penanggalan laporan. Sebuah laporan yang bersifat rutin tidak memerlukan halaman judul.

§ Surat Pnyerahan

Berfungsi sebagai Kata Pengantar pada sebuah buku. Surat penyerahan biasanya mengandung fakta yang minimal diperlukan untuk membangkitkan perhatian pembaca terhadap laporan itu.

Karena surat penyerahan ini merupakan suatu bentuk komunikasi yang sangat bersifat pribadi dari penulis kepada penerima laporan, maka penulis dapat mempergunakannya juga untuk menyampaikan ucapan terima kasihnya kepada badan-badan atau perorangan yang telah memberi bantuan, dan akhirnya dipakai pula untuk menyatakan harapannya tentang bermanfaatnya laporan itu pada masa-masa mendatang.

§ Daftar Isi

Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu. Pokok-pokok yang paling penting kedudukannya ditempatkan semakin ke kiri, sebaliknya semakin berkurang kepentingannya semakin ke kanan.

§ Ikhtisar dan Abstrak

Abstrak adalah suatu bagian uraian yang singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, brtujuan untuk menerangkan kepada pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu.

Ikhtisar atau summary, merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat.

Pebedaan antara ikhtisar dan abstrak ditinjau dari unsur-unsur pembentuk tema maka abstrak hanya mengandung topik persoalan, sedangkan ikhtisar mengandung topik persoalan dan tujuan yang akan dicapai melalui topic tadi.

§ Pendahuluan

Sebagai bahan untuk menyusun Pendahuluan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagi latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan beberapa hal berikut yaitu tujuan laporan, mengapa sebuah laporan itu ditulis, siapa yang menyuruh atau memerintahkan untuk membuat laporan itu, siapa saja yang ditugaskan untuk menyelidiki maslah tersebut dan melaporkannya, kapan tugas itu mulai dilaksanakan dan kapan berakhir.

§ Isi Laporan

Menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Agar isi laporan dapat mencapai sasaran dan tidak ada hal-hal yang dilupakan, sebaliknya penulis laporan membuat suatu rencana yang jelas dan logis serta terarah.

§ Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis, sebaliknya saran-saran merupakan langkah atau alternatif-alternatif mana yang diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.

§ Bagian Pelengkap

Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laporan itu adalah Apendiks (lampiran-lampiran, termasuk di sini surat perintah atau surat tugas bagi orang yang membuat laporan itu, foto-foto, peta) dan Bibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka.

6. Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas, dan teratur. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan.

7. Laporan Buku

Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal.

8. Penutup

Biasanya berisi kesimpulan dan saran.

Sumber :

Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT:Penerbit Nusa Indah.